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De manera general, los controles financieros son todas las políticas y procedimientos que una empresa define para administrar, documentar, evaluar y reportar las operaciones financieras.

Las política y procedimientos en el área financiera deberán abarcar los ciclos principales de acuerdo al giro y tamaño de la empresa. De manera enunciativa, mas no limitativa, deberán considerar: ciclo de ingresos (políticas de precios, crédito a clientes), ciclo de compras (política de productos, servicios, Inventarios, Activos Fijos, pagos a proveedores), ciclo Financiero (política contable, Manejo de Deuda, de Inversión). Estas políticas y procedimientos deberán de ser fáciles de entender y de aplicar, y se debe de asegurar que todos los empleados las conozcan y las apliquen.

Posterior a la implementación de políticas y procedimientos, se debe evaluar si estos se están aplicando correctamente, por lo que se sugiere implementar Indicadores Clave de desempeño (también conocidas como KPI Key Performance Indicators), así como revisiones de los procesos principales, que deberán realizarse por personal diferente al que los ejecuta.

El seguimiento de KPI y las revisiones de proceso, permitirán detectar posibles errores o desviaciones que llevará a correcciones oportunas, que permitirán asegurar que el sistema financiero se está ejecutando de manera correcta.

Una vez que se logre tener confianza en todo el proceso financiero se puede asegurar que los procesos están siendo ejecutados de acuerdo a las políticas definidas y que los reportes financieros proporcionan números confiables, con los cuales se pueden realizar proyecciones, reducciones de costos, detectar desvíos de costos, resguardar inventarios y activos adecuadamente y asegurar que las ventas que estoy reportando son las reales.

Por lo anterior se puede concluir que los controles financieros nos dan confianza en el sistema, proporcionando información veraz y resguardan de manera adecuada los activos de la empresa.

Algunos empresarios se cuestionan sobre la necesidad de emitir estados financieros, la mayoría los elabora para presentarlos ante terceros que los requieran, con un objetivo específico: cumplir con la obligación ante una dependencia gubernamental o por la necesidad de obtener una deuda financiera.

Los reportes financieros en primera instancia deben útiles para uso interno, para que el empresario tenga conocimiento del valor monetario de su negocio, independiente si la empresa es pequeña, mediana o grande.

Todas las empresas tienen como objetivo principal su permanencia en el tiempo, esta permanencia la obtienen al generar ganancias y como consecuencia incrementar o mantener su valor económico.

Y el siguiente cuestionamiento de algunos empresarios, es conocer cuáles son los reportes financieros básicos que deben emitirse. Las Normas de Información Financieras emitidas por la CINIF (Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera) nos mencionan que los reportes básicos son cuatro.

Iniciamos con el Estado de posición Financiera (también llamado Balance general), este reporte muestra los bienes y derechos que posee la empresa (Activos), sus deudas (Pasivo) y como consecuencia la diferencia de estos conceptos sería el Capital contable.

El segundo reporte que forma parte del capital contable es el Estado de Resultados que nos refleja la pérdida o ganancia de un periodo, mostrándonos la venta del periodo, así como su costo asociado y gastos, principalmente.

El tercer reporte a analizar es el Estado de Cambios en el Capital Contable muestra el aporte inicial de capital social, así como ganancias y pérdidas de resultados acumulados como de movimientos de capital a una fecha determinada.

Y por último el Estado de flujos de efectivo el cual muestra la utilización y obtención de efectivo en un periodo.